सॉफ्टवेयर गाइड (Software Guide) – जैसा कि पहले बताया जा चुका है कि पत्र लिखने, गणनाएं करने आदि के लिए विशेष सॉफ्टवेयर की आवश्यकता होती है। यहां पर हम कुछ प्रकार के सॉफ्टवेयरों की जानकारी दे रहे हैं जिनसे आपके कम्प्यूटर की कार्यक्षमता बढ़ जाएगी।
वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम (Word Processing Programs)
वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम (Word Processing Programs)इस सॉफ्टवेयर को आप एक उत्तम टाइपराइटर की भांति प्रयोग कर सकते हैं। इसकी सहायता से आप पत्र या रिपोर्ट टाइप कर सकते हैं, उनके शब्दों को बदल सकते हैं, शब्दों को गिन सकते हैं तथा स्पेलिंग (Spelling) की गलतियों को ठीक कर सकते हैं।
DOS पर चलने वाले वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम से आप अक्षरों की रूप-रेखा बदल सकते हैं- इन्हें इटैलिक अक्षरों में बदल सकते हैं, आदि। भारत में वर्ड प्रोसेसिंग के लिए सबसे अधिक प्रयोग होने वाला सॉफ्टवेयर वर्डस्टार (Wordstar) है।
स्प्रेडशीट प्रोग्राम (Spreadsheet Programs)
गणनाओं और वित्तीय योजनाओं के लिए पी.सी. पर प्रयोग होने वाले सॉफ्टवेयर को स्प्रेडशीट प्रोग्राम कहते हैं। स्प्रेडशीट प्रोग्राम हजारों सेल (Cell) या खानों से बना होता है जो एक जाल के रूप में होते हैं। प्रत्येक सेल में आप किसी संख्या (Number), अक्षर (Text) या सूत्र (Formula) को प्रविष्ट करते हैं। सूत्र (Formula) स्प्रेडशीट के दूसरे सेल का संदर्भ दे सकता है क्योंकि जो Formula वाला Cell होता है, उसमें लिखे सूत्र (Formula) में उन सेलों का जिक्र भी रहता है जिनमें सूत्र का इस्तेमाल होना है।
जब आप किसी सेल के डेटा बदलते हैं तो उससे सम्बन्धित दूसरे सेल के डेटा अपने आप बदल जाते हैं। उदाहरण के लिए किसी किस्त की गणना में आप वह राशि टाइप करते हैं जो आपको लेनी है। दूसरी सेल का सूत्र इसी राशि के आधार पर मासिक किस्त की गणना करेगा। अब आप लेने वाली राशि की मात्रा बदल दें तो मासिक किस्त की राशि अपने आप दोबारा निकल आएगी।
अधिकांश स्प्रेडशीट प्रोग्रामों में आंकड़ों को चार्ट, ग्राफ, पंक्ति या कॉलमों में प्रदर्शित करने की व्यवस्था होतीहै। लोटस सबसे अधिक प्रयोग होने वाला स्प्रेडशीट प्रोग्राम है।
डेटाबेस प्रोग्राम (Database Programs)
अगर वर्ड प्रोसेसिंग और स्प्रेडशीट प्रोग्राम सूचना को प्रस्तुत करने और परिवर्तित करने के लिए उपयोगी हैं तो डेटाबेस प्रोग्राम सूचनाओं के संचयीकरण, खोजने तथा दोबारा से प्राप्त करने के लिए प्रयोग होते हैं।यदि आपके पास आर्डरों के बहुत से रिकार्ड हैं तो आप इन्हें डेटाबेस द्वारा व्यवस्थित कर सकते हैं। डेटाबेस सॉफ्टवेयर द्वारा आप नई सूचनाएं प्रविष्ट कर सकते हैं, संचित सामग्री में आंकड़ों को खोज सकते हैं तथा रिकार्डों को स्थाई रूप से प्रिन्ट कर सकते हैं।
एक कम्पनी के डेटाबेस में इसके उत्पादों, उनकी सप्लाई, कर्मचारियों और खरीदारों की सूचना होती है। एक डॉक्टर अपने रोगियों और उनके चिकित्सा इतिहास का डेटाबेस रख सकता है।
आप एक डेटाबेस प्रोग्राम द्वारा डिस्क से किसी विशेष सूचना को खोजने के लिए कह सकते हैं या आप सारे रिकार्डों की सूची तैयार करने के लिए कह इ सकते हैं। डेटाबेस से तलाश कराने में समय की बहुत बचत होती है क्योंकि इसे पूरी सूची देखने में कुछ सेकंड का ही समय लगता है। सामान्य प्रयोग में आने वाला डेटाबेस प्रोग्राम डी-बेस (dBase) है।
निष्कर्ष
एक कम्पनी के डेटाबेस में इसके उत्पादों, उनकी सप्लाई, कर्मचारियों और खरीदारों की सूचना होती है। एक डॉक्टर अपने रोगियों और उनके चिकित्सा इतिहास का डेटाबेस रख सकता है।
